Tuusniemen kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus

Tuusniemen kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tehty kuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Tuusniemen kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

 

Tuusniemen kunnan asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

 

Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen asiankäsittelyprosessissa tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.

 

Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.

 

Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Tuusniemen kunnan asianhallintajärjestelmä on nimeltään Dynasty 10. Asianhallintajärjestelmä toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireille tuloa ja hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Dynasty 10 asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Hakuperusteet
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Tuusniemen kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

5. asiakirjan tai asian nimi
5. asianumero
5. kiinteistötunnus
5. henkilön nimi
6. henkilötunnus
5. asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
5. käsittelyprosessin tila
5. asian vireille panija
5. päätöksentekijä
5. valmistelija
5. päivämäärä.

 

Tuusniemen kunnan tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tuusniemen kunnan tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kunnan verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Yleis- ja taloushallinto:

Rekisterien käyttötarkoitus on asiakirjojen rekisteröiminen, palvelus-ja virkasuhteiden hoitaminen ym.
Rekisteri: Asianhallintarekisteri Luottamushenkilörekisteri Henkilöstörekisteri Taloushallinnon henkilörekisteri Tietohallinnon asiakasrekisteri	Tietojärjestelmät: Asianhallintajärjestelmä HR-järjestelmä Taloushallinnon järjestelmä

 

Koulutus- ja vapaa-ajan palveluiden tietovarannot:

Rekisterien käyttötarkoitus on perus-ja lukio-opetuksen järjestäminen, varhaiskasvatuksen järjestäminen, sekä oppilas-ja opiskelijahuollon toteuttaminen.
Rekisteri: Perusopetuksen asiakasrekisteri Lukio-opetuksen asiakasrekisteri Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri Kasvun ja oppimisen tuen asiakasrekisteri Kirjastopalveluiden asiakasrekisteri Kansalaisopiston asiakasrekisteri Ruokahuollon asiakasrekisteri	Tietojärjestelmä: Oppilas-ja opiskelijahallintajärjestelmä Oppilashuoltojärjestelmä     Kirjaston asiakastietojärjestelmä Kansalaisopiston asiakastietojärjestelmä Ruokahuollon järjestelmä

Sosiaalipalveluiden tietovarannot:

Rekisterien käyttötarkoitus on asiakkaiden ja potilaiden palveluiden sekä hoidon järjestäminen.
Rekisteri: Potilasrekisteri Ikäihmisten palveluiden rekisteri Lastensuojelun asiakasrekisteri Aikuissosiaalityön asiakasrekisteri Perhetyön asiakasrekisteri Työllisyyspalveluiden asiakasrekisteri	Tietojärjestelmät: Potilastietojärjestelmä Asiakastietojärjestelmä Työllisyyspalveluiden asiakastietojärjestelmä

  Teknisten palveluiden tietovarannot:

Rekisterien käyttötarkoitus on väestötietojen ylläpito, yleisen turvallisuuden ja kunnan kiinteistöjen sekä henkilöstön turvallisuuden ylläpitäminen, erilaisten rakentamis- ja kunnossapitopalveluihin liittyvä päätöksenteko ja toiminta, katujen ja kunnan hallinnoimien yleisten alueiden rakentaminen ja ylläpito, neuvottelu-, sopimus- ja asiakastietojen hallinnointi, yksityisteiden tietojen hallinnointi ja maankäyttöön ja kaavoitukseen liittyvien asiakastietojen ja kohdetietojen hallinnointi, sekä mm. auto- ja venepaikkojen vuokraus.

Rekisteri: Kuntarekisteri Kunnan tilojen ja kiinteistöjen kameravalvonta Rakentamisen ja kunnossapidon palvelujen asiakasrekisteri ja tietovaranto Yksityisteiden yhteyshenkilörekisteri tietovaranto Maankäyttö- ja kaavoitusrekisteri ja tietovaranto

Tietojärjestelmät: väestötietojärjestelmä   kameravalvontajärjestelmät   asianhallintajärjestelmä   taloushallinnon järjestelmä

 

 

Tietopalvelu ja tietojen luovutus
Tuusniemen kunnan verkkosivuilla ja eri asiointipisteillä toteutetaan kunnan antamaa tietopalvelua eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista.

 

Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset
Kunnan viralliset ilmoitukset

Eri hallintokuntien lomakkeet (tulostettavat ja sähköiset)

Strategiat

Kuntatalous

Tietosuojaselosteet

 

Yhteystiedot
Tietopyynnöt toimitetaan kuntaan joko sähköisesti hallinto@tuusniemi.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Tuusniemen kunta, Keskitie 22, 71200 Tuusniemi.

Tuusniemen kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt välitetään suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle. Tietopyyntöön vastaaminen on lähtökohtaisesti ilmaista, mutta laajojen, aikaavievien tietopyyntöjen kohdalla voidaan julkisuuslain 34 §:n mukaan periä maksu. Maksun määrä on aina ilmoitettava pyytäjälle etukäteen.
Kunnan on käsiteltävä asiakirjapyyntö välittömästi ja viivytyksettä. Laissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa (14 vrk) tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa.